Bien organiser son événement digital

Evénement digital

Ces dernières années, l’événement digital est très apprécié. Cette digitalisation de la communication est une tendance potentielle qui peut parfois prévaloir, et ce phénomène affectera tôt ou tard toutes les entreprises. Ce type d’activité est l’un des concepts les plus innovants, adapté à toutes les personnes accros aux petits écrans. Il s’agit d’un nouvel aspect de stratégie marketing dans le but d’attirer des clients ou prospects que vous ne pouvez normalement pas rencontrer. Par ailleurs, réussir les événements numériques et commencer à l’organisation du travail ne consistent pas simplement à convertir des événements en face à face en un format numérique. Il va falloir adapter le contenu pour des formats avec des contraintes différentes et multiples. Un événement numérique demande plus de travaux qu’un événement classique. Il existe certaines règles générales à appliquer dans l’organisation d’un événement numérique. Sachez que les activités en ligne ne sont pas faciles à maîtriser, car elles requièrent beaucoup de connaissance tant au niveau technique qu’organisationnel et digital.   Quels sont donc les secrets d’un événement digital réussi et comment bien l’organiser ?

Le concept de l’événement digital : de quoi s’agit-il vraiment ?

Vous avez probablement déjà entendu parler d’un événement digital ou autrement connu sous le nom d’événement numérique ou événement connecté. Avant de l’utiliser pour votre entreprise, il est important de comprendre sa signification. Un événement numérique ou digital reprend les codes d’un événement physique en utilisant des outils digitaux.  En effet, c’est un événement ou une promotion pendant laquelle une agence digitale met en place diverses animations et des moyens digitalisés. Cela peut également être une mise en place d’un outil technique pour le lancement d’une marque, d’un produit ou des services d’une entreprise. Face au développement des stratégies de communication et marketing, un tel concept est important pour les entreprises, quel que soit le domaine d’activité. Un événement digital vous aidera dans l’amélioration et le développement de vos interactions avec vos clients potentiels et ainsi qu’à vos employés. Ce sont les agents digitaux qui vont tout organiser et c’est à eux d’assurer la promotion de vos événements publics. Il existe quelques formats d’événement en ligne : le séminaire web ou la conférence, le webcast ou la diffusion en direct en ligne, le lancement de produit, la table ronde, l’interview, la formation, le salon, etc.

Organiser son événement numérique en définissant les objectifs

Tout comme pour un événement classique, bien déterminer l’objectif est la première étape d’organisation afin d’identifier vos cibles. En fait, organiser un événement en format numérique en direct exige beaucoup de concentration sur les éléments de base en mettant l’accent sur des informations claires. Vous devez posséder des exigences rédactionnelles strictes afin de maintenir l’attention du public cible. Ainsi, limiter le temps de parole et rédiger des messages courts et influents constituent un grand secret pour la réussite d’un événement numérique. Par contre, il faut quand même donner du rythme à travers beaucoup d’interactions, question de maintenir un meilleur niveau d’attention des participants. Sachez qu’organiser des événements « virtuels » vous permettra d’ignorer les limites de l’éloignement tout en espérant d’étendre l’audience pour que vos événements soient plus visibles.

Réussir son événement 2.0 : créer un univers propre à votre événement

C’est une grande opportunité pour votre entreprise d’introduire vos prospects dans un monde digital, graphique, sonore et visuel, ce qui vous rendra unique pour se démarquer par rapport à vos concurrents. Cela vous sera également utile pour les médias, les réseaux sociaux et ainsi que pour les canaux de communication conventionnels. Tous ces éléments doivent être envoyés à vos intervenants afin qu’ils puissent être incorporés dans leurs présentations, vidéos, offrant ainsi cohérence, qualité et confort aux participants. Souvenez-vous qu’il faut prendre soin des participants, car à l’opposé des réunions ou des salons traditionnels, ils peuvent rechercher d’autres informations sur la toile en un seul clic. Vous pouvez trouver de nombreux éléments graphiques sur la page « Landing » du site Internet pour gérer l’inscription des participants et les informations spécifiques à votre événement. La même charte graphique sera utilisée pour votre site événementiel, où tous les supports utilisés ainsi que les rediffusions, podcasts, etc. seront disponibles. Ce sont sans aucun doute les clés pour réussir l’organisation des événements numériques. N’oubliez pas votre principal rôle, c’est d’entretenir vos adhérents tout au long de l’événement. Et pour cela, vous devez créer un univers complet afin que chaque participant puisse toujours ressentir et remarquer votre personnalité. Offrez-leur une cafétéria virtuelle ou une salle de réseau où ils peuvent interagir avec votre parrain. Il faudra ainsi exprimer votre esprit de créativité.

Réussir votre événement connecté en choisissant le bon canal de diffusion

Dans le cadre d’un événement connecté, ce n’est plus la peine de dénicher une salle de séminaire ou un lieu d’evenement. En plus des logiciels de visioconférence, d’autres méthodes sont également envisageables. Vous pouvez enregistrer ou diffuser en direct en équipant votre propre équipement, ce qui vous permet d’organiser des événements dans des studios photo ou d’autres lieux d’affaires. Vous pouvez diffuser sur le web par le biais des réseaux privés et sécurisés, sur des réseaux sociaux ouverts sur le monde, ou sur des réseaux sociaux professionnels. Louer un plateau TV demeure une bonne alternative pour la bonne raison où il est entièrement équipé de matériel numérique, ce qui ne nécessite aucune installation. Vous pouvez ainsi être enregistrés ou diffusés en direct sur le réseau de votre événement. De plus, vous pouvez profiter d’un accompagnement des experts qui possèdent une riche expérience dans le domaine pour vous fournir des conseils.

Un budget bien défini, un événement digital réussi

Définir le budget que vous êtes prêt à consacrer pour votre événement est une étape essentielle de l’organisation. Ne vous méprenez pas en pensant que grâce à la virtualisation et la numérisation, vos frais d’activité vont disparaître, et qu’il vous suffit de vous connecter à Zoom, Team ou Hangouts. C’est tout à fait le contraire ! En effet, votre contenu sera adapté et refait pour s’adapter au nouveau format : Social Network-Instagram, Linkedin, Facebook, et bien d’autres supports. C’est vrai que vous pourrez économiser de l’argent sur certaines dépenses comme les repas ou la location de salle, mais en revanche vous devrez donner à votre événement une certaine attractivité et une captivité en redoublant votre imagination et votre créativité. Cela inclut la conception graphique et sonore, mais il faut également penser aux outils qui améliorent l’interactivité et maintiennent l’attention des participants. Ainsi, pour que votre événement digital soit parfait, il va falloir bien définir votre budget. Finalement, le coût changera, mais il n’est pas certain de faire des économies, ce qui est sûr, c’est que les événements d’aujourd’hui s’orientent vers un événement hybride, une solution face à face et en ligne.

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